Te compartimos en nuestro blog esta semana algunos consejos para mejorar nuestra gestión del tiempo y ser más productivos diariamente.
Todos hemos experimentado alguna vez una reducción de nuestra productividad en el trabajo. En ocasiones, es normal perder el foco profesional y personal, no saber qué tareas realizar o ejecutarlas desordenadamente. Sentir que perdemos el tiempo es uno de los síntomas que nos avisan de una disminución de la productividad, pero ¿qué podemos hacer al respecto?
Para ser mas productivo hay que integrar o mejorar hábitos y rutinas con el claro objetivo de tener foco en lo que estás haciendo. Hay etapas en las que podemos observar o detectar que estamos con cierto desorden y que nos sentimos abrumados por la cantidad de tareas que tenemos que abordar en nuestro día a día tanto en nuestra vida personal o laboral; es necesario primero detectar esta situación para posteriormente reordenar nuestras rutinas y estar abierto al cambio.
Para ello, te proponemos algunas soluciones con las que combatir los momentos de crisis productiva.
1.- Aprender a conocernos mejor
¿En qué momento del día rindo mejor? Preguntas como esta son cruciales para saber cuándo somos más productivos. Hay quienes trabajan con mejor concentración a primera hora de la mañana y otros que optan por hacerlo en horario de tarde o noche.
Esta decisión depende de cada tipo de personas, de sus circunstancias y de cómo y dónde nos hayamos acostumbrado a trabajar.
Detecta en qué horario consigues concentrarte mejor y clasifica tus tareas por bloques de tiempo para resolver aquellas tareas que requieren más concentración por tu parte o tareas urgentes que sabes que tienes que resolver y que atenderla; elige el momento del día que sabes que tienes menos interrupciones y puedes concentrarte mejor.
2.- Usar una agenda y planificar semanalmente nuestras tareas
El uso de agenda tanto de papel como digitales son herramientas imprescindibles para poder planificarte mejor. Como consejo, si optas por agenda de papel o tener un bloc de notas, pensamos que escribir de forma manual es un gran ejercicio que ayuda a reforzar esa planificación o a fijar mejor en tu mente las tareas que te hayas propuesto abordar esa semana o mes en concreto.
Cuando organizamos nuestra rutina en el calendario, es importante que diferenciemos las tareas fijas – aquellas que han de ser resueltas a corto plazo o en una hora determinada – de las tareas pendientes, que por el contrario corresponden con largos plazos.
También han de incluirse en nuestra agenda los imprevistos. Éstos son acciones que no estaban programadas y que igualmente restan tiempo de trabajo. En ellas incluiremos los denominados “ladrones del tiempo”: aquellas interrupciones que experimentamos a través de nuestro teléfono móvil. Es recomendable tener silenciado el móvil y las notificaciones cuando tengamos que abordan bloques de tareas que requieran nuestra máxima concentración para poder avanzar.
Aquellos que quieran consultar en qué aplicaciones dedican el tiempo que usan su teléfono móvil pueden verlo en los ‘Ajustes’ de su dispositivo. Muchos se sorprenderán del alto volumen horario que dedican a las redes sociales o al entretenimiento, por
ejemplo.
3.- Orden en el espacio de trabajo
Es sabido que el desorden nos bloquea mentalmente, por eso, es imprescindible trabajar en un espacio limpio y ordenado, sin muchos estímulos. Igualmente, es importante que en nuestra vida personal – y no solo en nuestro hogar – haya cierto orden con nuestros hábitos de sueño, alimentación, el llevar un estilo de vida saludable te ayudará a integrar nuevas rutinas que te ayuden a ser más productivos.
4.- Evitar el ‘multitasking’
Intenta no abarcar muchas tareas a la vez porque esto supone estar saltando de una tarea a otra sin terminarlas en muchas ocasiones; el multitasking o mutitarea parece que esta bien visto o es sinónimo de ser eficaz y esto no es así; supone más acumulación de trabajo y sensación de ansiedad. Además, si desempeñamos varias tareas a la vez es más probable que nos equivoquemos que si centramos la atención en una sola.
5.- Delegar para ser más productivos.
Aprender a delegar es una decisión inteligente y que directamente es proporcional al aumento de productividad, pues nos descarga de trabajo.
Detectas aquellas tareas que en tu dia a día sabes que no te aportan valor porque tu foco tiene que estar en otras donde sabes que por tus fortalezas son en las que realmente te tienes que centrar para avanzar tanto en el tema profesional como en el personal. Rodéate de personas en las que puedas confiar y delega.
Aplicaciones de distribución del trabajo
Entre las aplicaciones más recomendables para organizar nuestro trabajo y mejorar nuestro rendimiento, te compartimos algunas de las que usamos: CRM Holded, Trello y las herramientas colaborativas que tiene Google ( Google Calendar, Google Drive, etc además de nuestras maravillosas agendas que tenemos.
Por contextualizarlas, Holded, es un CRM (Customer Relationship Management) para autónomos y pymes, y Trello es una herramienta para la planificación de tareas y gestión de proyectos organizado por tableros y Google que encontrarás en la versión gratuitas una serie de herramientas útiles para tu planificación.
Si deseas saber más sobre cómo ser más productivo para aprovechar mejor el tiempo escucha nuestro podcast aquí.
